Доставка сотрудников: для чего она нужна и как ее организовать

Доставлять сотрудников до места работы и обратно, обязаны те предприятия, на которых труд организован вахтовым методом. Также этот закон распространяется на случаи, когда добраться до производства на общественном транспорте невозможно из-за его отсутствия или нерегулярности движения. Эти нормы закреплены в Трудовом кодексе РФ. В остальных случаях транспортировка сотрудников до места работы и обратно необязательна.

Однако руководство многих компаний делает доставку персонала частью корпоративной культуры. Это позволяет продемонстрировать заботу о комфорте своих специалистов и сохранить их лояльность.

Кроме того, часто доставка сотрудников становится производственной необходимостью. Например, если компания находится в отдалении от остановок общественного транспорта.

В статье рассказываем о способах доставки сотрудников и особенностях ее организации.

Виды перевозки сотрудников: регулярные и разовые

Доставка сотрудников может требоваться на постоянной основе, как в случае с транспортировкой на работу и обратно, или единоразово. Например, если специалисты вашей компании или бизнес-партнеры нуждаются в трансфере из аэропорта.

Также разовая доставка может потребоваться, когда служебный транспорт организации сломался и сотрудников нужно срочно привезти в назначенный пункт.

Как организовать постоянную доставку сотрудников

Работодатель может самостоятельно выбирать способ перевозки сотрудников до места работы. Существует три варианта организации постоянной доставки персонала:

• Использование служебного транспорта компании. Этот вариант подходит крупным компаниям с собственным автопарком. Однако важно помнить, что водители должны проходить медосмотры перед каждым рейсом. Кроме того, чтобы обеспечить безопасность сотрудников, необходимо проводить регулярное техническое обслуживание транспорта.
• Компенсация расходов персонала. Компания может выплачивать каждому сотруднику определенную сумму, которая возместит его ежемесячные расходы на заправку и обслуживание автомобиля или на такси. В случае продажи личного транспортного средства предприятие имеет право отменить компенсацию. Если заранее рассчитать точную сумму расходов сотрудника трудно, стоит выплачивать деньги на основании чеков и квитанций.
• Сотрудничество с компаниями, которые занимаются пассажирскими перевозками. Этот вариант позволяет обеспечить доставку сотрудников до места работы и обратно. Руководству нужно будет только сообщить персоналу о месте и времени сбора. Все остальные вопросы, такие как техническое обслуживание автобуса, траты на топливо и содержание штата водителей будет решать транспортная компания.

Преимущества доставки сотрудников для компании

Транспортировка сотрудников до места работы и обратно обладает многочисленными преимуществами для организации, среди которых:

• Экономия времени. Все сотрудники единовременно прибудут на свои места. Никто не опоздает к началу рабочего дня.
• Оптимизация бюджета. Стоимость доставки сотрудников до предприятия на автобусе ниже, чем заказ такси для каждого человека.
• Повышение трудоспособности. Производительность сотрудников будет выше, т. к. им не нужно тратить силы на пересадки.
• Большой выбор транспорта. Компания может самостоятельно выбрать автобус, который соответствует количеству людей и их требованиям к комфорту.

Как организовать перевозки

Чтобы обеспечить доставку сотрудников до места работы и обратно собственными силами компании понадобится выполнить следующие действия:

• приобрести и оформить транспорт;
• застраховать гражданскую ответственность перевозчика;
• получить лицензию;
• нанять водителей;
• обеспечить регулярные медосмотры водителей перед рейсом и после него.

Также можно организовать доставку сотрудников при обращении в специальные компании, которые занимаются пассажирскими перевозками для бизнеса. Этот вариант позволит избежать трудностей с оформлением лицензии, сэкономить на покупке транспорта, его обслуживания и найма в штат организации водителей.

Правовые аспекты

Обязанность доставлять сотрудников до места работы закреплена за организациями в Трудовом кодексе Российской Федерации. Однако этот закон распространяется не на все случаи.

Что говорится в ТК РФ

Согласно 301 статье Трудового кодекса РФ, руководство предприятия должно позаботиться о доставке сотрудников до места труда, если работа организована вахтовым методом.

Также компания обязана довозить персонал, если она расположена далеко от остановок, график движения автобуса не совпадает с производственным или пассажировместимости транспорта не хватает.

В этих случаях организация вправе включить все затраты на транспортировку сотрудников в статью расходов, которая сокращает прибыль предприятия. Это позволит уменьшить сумму выплаты налога.

Во всех остальных ситуациях обеспечение комфортной перевозки персонала до места работы не является обязанностью компании.

Лицензия на перевозку

Если компания собирается самостоятельно перевозить сотрудников, ей необходимо получить лицензию в Ространснадзоре.

Также можно воспользоваться порталом «Госуслуги». Для этого нужно подать заявку как юридическое лицо или ИП. На странице портала содержится вся информация о необходимом перечне документов и другие нужные сведения. Для получения лицензии необходимо оплатить госпошлину в размере 7500 рублей. Срок оказания услуги 45 дней.

Чтобы получить лицензию на транспортировку сотрудников, нужно подготовить следующие документы:

• Дипломы о среднем и высшем образовании.
• Талоны о прохождении технического осмотра транспортным средством, которое будет использоваться для пассажирских перевозок.
• Документы, которые подтверждают, что транспортное средство находится в собственности соискателя лицензии.
• Сведения о наличии государственной регистрации транспортных средств.
• Полисы государственного страхования гражданской ответственности.
• Документы, подтверждающие право проводить ремонт и ТО транспортного средства, предназначенного для доставки сотрудников.
• Копия документа, подтверждающего право сотрудника компании соискателя лицензии занимать должность, которая связана с обеспечением безопасности дорожного движения.
• Документы, которые подтверждают компетенцию и стаж работы водителей компании.

Доставка вахтовиков до работы и обратно

Если работа в компании организована вахтовым методом, то организация обязана оплатить проезд сотрудников от пункта сбора до места труда и обратно. Эта норма закреплена в ч.9 ст. 302 Трудового кодекса РФ.

На свое усмотрение работодатель может также компенсировать сотрудникам затраты на дорогу до пункта сбора. Однако подчиненный должен документально подтвердить стоимость проездного билета.

Как правильно оформить расходы на доставку сотрудников

Транспортировка сотрудников до места работы должна полностью оплачиваться из бюджета компании. Организация не вправе перекладывать часть трат на подчиненных. Это условие действует, если доставка осуществляется согласно ст. 301 ТК РФ или происходит по инициативе работодателя.

Предприятие может организовать транспортировку сотрудников самостоятельно, обратиться в компанию, которая занимается пассажирскими перевозками или компенсировать затраты персонала на дорогу. Независимо от выбранного способа, нужно правильно списать расходы. От этого будет зависеть сумма налога на прибыль и выплат в страховые фонды.

Чтобы вычесть затраты на аренду и покупку транспортных средств, их обслуживание и зарплату водителей из прибыли компании, предприятие должно выполнить два условия.

Условие №1

Организации нужно подтвердить, что доставка сотрудников до места работы и обратно обусловлена технологическими особенностями производства. Например, график движения общественного транспорта не стыкуется с графиком работы предприятия. Если компания функционирует непрерывно, у сотрудников нет возможности воспользоваться общественным транспортом. Это связано с тем, что его движение по маршруту заканчивается раньше или начинается позже, чем людям нужно явиться на работу.

Также под это условие попадают ситуации, когда общественный транспорт ходит с большими интервалами или его вместительности не хватает, чтобы перевезти весь поток пассажиров.

Если расстояние между предприятием и остановкой 500 метров, то организация обязана обеспечить доставку сотрудников. Кроме того, невозможность пользоваться общественным транспортом из-за особенностей производства также попадает под это условие. Например, на стройплощадке нет возможности воспользоваться душем и переодеться в чистую одежду.

Условие № 2

Второй способ вычесть затраты на транспортировку сотрудников из налога на прибыль — включить доставку персонала до места работы в трудовой или коллективный договор. В этом случае организация должна вести учет людей, которые пользуются организованной ей перевозкой. Это нужно, чтобы удержать с них страховые взносы и НДФЛ.

Не обязательно соблюдать оба условия одновременно, чтобы иметь возможность вычесть расходы на доставку из налога на прибыль. Однако, если инспекторы требуют обратное, можно прописать в трудовом договоре, в чем заключаются технологические аспекты работы предприятия и почему транспортировка сотрудников необходима.

Как отразить доставку сотрудников в налоговом учете

Расходы на транспортировку сотрудников относятся к «прочим видам деятельности». Чтобы отразить их в налоговом учете, можно воспользоваться дебетами следующих счетов:

• 20 «Основное производство».
• 25 «Общепроизводственные расходы».
• 26 «Общехозяйственные расходы».
• 44 «Расходы на продажу».

При обращении в компанию, которая занимается пассажирскими перевозками:

• 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» при оказании услуг сторонней организацией.

При использовании собственного автопарка:

• 02 «Амортизация основных средств» при использовании собственного автопарка.
• 10 «Материалы»: 3 субсчет «Топливо».
• 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению».
• 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».

Трансфер для сотрудников

Трансфер — востребованная услуга, которая помогает руководству предприятия позаботиться о комфорте своих сотрудников при их перемещении в пункт назначения.

При обращении в компанию, которая занимается пассажирскими перевозками, можно не сомневаться в безопасности поездки. Для ее обеспечения водители проходят медосмотр перед каждым рейсом. Исправность транспортных средств регулярно проверяется.

Трансфер позволяет сэкономить время. Сотрудникам не нужно добираться на общественном транспорте или самостоятельно искать такси. Кроме того, компании-перевозчики строго следят за соблюдением оговоренных сроков прибытия своих водителей в пункт назначения.

В зависимости от количества сотрудников, можно заказать индивидуальный или групповой трансфер.

До аэропорта

Компания обычно организует трансфер сотрудников до аэропорта для обеспечения их удобства во время командировок.

Заказ этой услуги гарантирует отсутствие скрытых комиссий. В то время как стоимость такси меняется в зависимости от ряда обстоятельств. Цена обусловлена расстоянием до аэропорта, временем ожидания водителя и т. д.

Кроме того, при заказе трансфера у сотрудника есть уверенность в том, что транспорт приедет вовремя и он не опоздает на самолет. Тогда как водитель такси может в последний момент отказаться от поездки.

В командировке

Отправка сотрудников в командировку сопряжена с рядом хлопот. Необходимо купить билеты, забронировать жилье и позаботиться об удобстве передвижения. Для решения последнего вопроса стоит заказать трансфер. Это позволит избавить сотрудников от необходимости ориентироваться в чужом городе и самостоятельно искать транспорт.

Правовые нюансы

Расходы на организацию транспортировки сотрудников в рабочей поездке или до аэропорта относятся к командировочным. Поэтому они также входят в категорию трат, которые уменьшают налог на прибыль предприятия. Однако важно подтвердить эти расходы документально.

При заказе трансфера в компании BusForBusiness вы получите все необходимые закрывающие документы, которые будут учитываться при налогообложении прибыли.

Аренда корпоративного автобуса или вызов такси: что лучше?

Если нужно организовать доставку сотрудников при отсутствии собственного автопарка, многие компании стоят перед выбором: арендовать корпоративный автобус или вызвать такси.

Последний вариант кажется более выгодным. Цена поездки на такси меньше стоимости аренды автобуса. Однако если нужно развозить людей в разные концы города, платить за ожидание, то предложение не кажется рентабельным. Кроме того, для доставки сотрудников может потребоваться вызвать несколько машин. Сравнивая стоимость аренды автобуса и заказа нескольких такси, можно прийти к выводу, что заключение договора на трансфер выгоднее.

Автобус способен вместить всех пассажиров и их багаж при необходимости. Кроме того, аренда такого транспортного средства гарантирует единовременное прибытие всех пассажиров в пункт назначения. Это важно, если речь идет о каком-либо мероприятии или доставки сотрудников на работу.

В компании BusForBusiness вы можете заказать аренду корпоративного автобуса с водителем по выгодной стоимости. Услуга доступна в Москве, Санкт-Петербурге и остальных городах России. Осуществляем перевозку сотрудников на любые расстояния.

В автопарке BusForBusiness представлен большой выбор автобусов различной вместимости и степени комфорта. С нами вы можете быть уверены в исправности транспортных средств и безопасности перевозки.